ASIAKIRJAJULKISUUSKUVAUKSEN SISÄLTÖ JA TARKOITUS
Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Marttilan kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.
Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Marttilan kunnalle.
Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista sekä tietoryhmistä.
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999). Pääosin Marttilan kunnan asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
TIETOVARANNOT
Tietovarannoilla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa (https://marttila.fi/paatoksenteko/tietosuoja/)
Tietosuojaselosteista ilmenee
- henkilötietojen käyttötarkoitus
- rekisteristä vastaava viranhaltija yhteystietoineen
- rekisterin sisältämät tiedot
- tietojen käyttö
- säännönmukaiset tietolähteet
- tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät
- mihin tietoja voidaan luovuttaa
TIETOPALVELU JA TIETOPYYNNÖT
Marttilan kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö toimitetaan ensisijaisesti asiakirja- ja tietopyyntölomakkeella
Pyyntö voidaan laatia myös vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää suullisesti puhelimessa.
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, että asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta tai kiinteistötunnusta. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä pyynnön esittäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään, mikäli tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä, kun tietoa pyydetään salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Kunta voi pyytää myös muita tarkentavia ja lisätietoja asiakirjapyynnön esittäjältä, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti, jolloin tietopyyntö sisältää pyynnön esittäjän omakätisen allekirjoituksen. Edellä mainittua asiakirja- ja tietopyyntölomaketta ei voi käyttää salassa pidettävien tietojen pyytämiseen.
TIETOPYYNTÖJEN KÄSITTELY
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön esittämisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Tietojen luovuttaminen
Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu.
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämiä tietoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee toimialajohtaja. Toimialajohtaja voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle.
Yhteystiedot
Tietopyynnöt toimitetaan kunnalle ensisijaisesti em. asiakirja- ja tietopyyntölomakkeella
Edellä mainittua asiakirja- ja tietopyyntölomaketta ei voi käyttää salassa pidettävien tietojen pyytämiseen.
Vapaamuotoiset kirjalliset tietopyynnöt toimitetaan kunta@marttila.fi tai postitse Marttilan kunta, Härkätie 773, 21490 Marttila. Suulliset tietopyynnöt otetaan vastaan kunnan neuvonnassa kunnanvirastossa, puh. 044 744 9200. Tietopyyntö toimitetaan kunnassa ao. tietopyynnön käsittelijälle.